Rozliczenia prowizji od sprzedaży w firmie

12 listopada 2015, Pretius

Podstawowym celem każdej firmy oferującej swoim klientom usługi i produkty jest osiągnięcie zakładanego poziomu sprzedaży oraz dotarcie do odpowiedniej liczby odbiorców. Nie jest to możliwe bez odpowiednich narzędzi i procesów, które pozwolą monitorować wyniki, a także posłużyć jako narzędzie motywacji sił sprzedażowych.

Firmy istniejące od dłuższego czasu na rynku mają już przeszkolony personel, wachlarz produktów i usług, a także metody weryfikacji rezultatów. Nie zawsze jednak wszystko funkcjonuje sprawnie, a narzędzia są nie do końca wydajne.

Kluczowe w działalności sprzedażowej są zespoły, których głównym zadaniem jest efektywne oferowanie produktów i usług klientom. Aby działało to sprawnie, musi być wdrożona wiarygodna metoda weryfikacji wyników działań tego personelu, która jednocześnie jest świetnym narzędziem motywacyjnym. Dotyczy to zarówno wewnętrznych zespołów, jak i zewnętrznych (np. dedykowane call center lub firmy zewnętrzne).

Szczególnie w przypadku wykorzystania sieci zewnętrznych sprzedawców znaczenia nabiera wdrożenie niezawodnych i godnych zaufania narzędzi, umożliwiających szybkie sprawdzenie efektów i określenie wynagrodzenia dla handlowców. To bezpośrednio powiązane jest z wynikami i ma postać prowizji (jako określonej części zysku firmy od sprzedaży danych produktów czy usług) lub też premii od sprzedaży uzależnionej od poziomu sprzedaży czy osiągnięcia danego poziomu wolumenu.

Wdrażanie procesów i narzędzi służących wyliczeniom tychże prowizji (ang. sales commission) najczęściej ma swoje typowe fazy rozwoju:

Etapy wdrażania systemu rozliczeń prowizji w organizacji

Etapy wdrażania systemu rozliczeń prowizji w organizacji

1. Zdefiniowanie algorytmu wyliczenia prowizji oraz premii i skorelowanie go z produktami, usługami i cennikami firmy, a także uwzględnienie specyfiki działania firmy na rynku i otoczenia biznesowego.

2. Przygotowanie prostych narzędzi do wyliczeń i raportowania, najczęściej w postaci arkuszy kalkulacyjnych, tabel przestawnych lub prostych baz danych.

3. Rozbudowa narzędzi na podstawie zebranych doświadczeń: dostosowania do realiów rynku i wzrostu poziomu skomplikowania cenników, czy do wymagań poszczególnych zespołów sprzedażowych (w tym wprowadzenie bardziej wyrafinowanych sposobów naliczeń prowizji i premii oraz obsługa wyjątków dla zwiększenia wolumenu sprzedaży i indywidualnego podejścia do Klientów). Dla różnych branż może to wyglądać inaczej, np.:

  • Telekomunikacja – dostosowanie sprzedaży do okresów zwiększonego popytu (np. okres przedświąteczny) i umożliwienie obsłużenia równolegle wielu indywidualnych sposobów rozliczeń z dostawcami sprzętu.
  • Bankowość – umożliwienie realizowania sprzedaży poprzez sieć agentów, którzy podchodzą do każdego Klienta w indywidualny sposób i wymagają dostosowania rozliczeń do wyjątków i odstępstw od standardowego procesu.
  • Energetyka – w zależności od konkretnego partnera sprzedażowego sposoby rozliczeń i parametry mogą być zupełnie inne, co wymusza wprowadzenie bardzo elastycznego procesu z wielotorowością zasad rozliczeń prowizji.

4. Osiągnięcie punktu krytycznego, w którym nakład pracy na obsługę narzędzi jest zbyt duży, skomplikowanie procesu naliczeń i raportowania prowizji czy premii przekracza ich możliwości rozwoju lub też niemożliwa staje się wymiana danych z innymi kluczowymi procesami firmy, czy też weryfikacja wykonanych naliczeń.

Dodatkowo na rosnącą złożoność nakłada się konieczność naliczeń korekt, reklamacji, zwrotów wypłaconych i naliczonych prowizji, a także naliczenia końcowe uwzględniające historię Klienta i finalny wynik sprzedaży w porównaniu do początkowych założeń.

Równie istotnym zagadnieniem staje się możliwość wiarygodnego śledzenia naliczeń, audytowalność i przechowywanie historii, co jest często niemożliwe przy narzędziach opartych np. o arkusze kalkulacyjne

5. Przygotowanie i wdrożenie systemu informatycznego (jak  np. Pretius Sales Commission) umożliwiającego elastyczne konfigurowanie parametrów procesu naliczeń prowizji, algorytmów i znacznie zmniejszające nakład pracy niezbędny dla rozliczeń i raportowania prowizji dla partnerów czy handlowców.

W początkowych fazach rozwoju proste narzędzia wydają się wystarczające i często służą długie lata, stając się rozbudowywanymi i wszechstronnymi kombajnami do wyliczeń prowizji. Po przekroczeniu pewnego poziomu okazuje się jednak, że zamiast pomagać, owe narzędzia stają się przeszkodą w zwiększaniu podaży produktów i usług. Muszą być zastąpione przez bardziej wydajne systemy, których zadaniem jest przede wszystkim skrócenie czasu naliczeń, ich automatyzacja, bezpieczeństwo oraz audytowalność, niezawodność, wydajność i możliwość rozszerzania wraz z rozwojem firmy.

Wdrożenie takiego systemu umożliwia także integrację z systemami sprzedażowymi, czy też portalami dilerskimi, a także znacząco zmniejsza nakład pracy potrzebny na obsługę naliczeń, co z kolei pozwala przesunąć zasoby ludzkie do innych zadań, np. optymalizacji procesów naliczeń i opracowywania nowych funkcjonalności.

W kolejnym odcinku cyklu artykułów zostaną przedstawione problemy z jakimi muszą się borykać użytkownicy prostych narzędzi przy rosnących potrzebach i skomplikowanych procesach naliczeń prowizji w firmie.

Tagi: , , , , , , , , , , , ,

Zapraszamy do kontaktu!

Pretius jest firmą tworząca oprogramowanie wspierające biznes.
Tworzymy aplikacje webowe wykorzystując: Java, Oracle DB, Oracle Apex, AngularJS.
Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o tym jak możemy pomóc w realizacji Twojego projektu!